Modelowanie procesów biznesowych w BPMN wymaga przede wszystkim dopasowania zakresu diagramu do celu analizy i odbiorców. Inaczej przedstawia się stan obecny AS-IS, a inaczej docelowy TO-BE, a zbyt szczegółowy model może utrudnić odczytanie głównego przebiegu procesu. Znaczenie ma także rozróżnienie elementów opisujących działania i sterowanie od tych, które jedynie uzupełniają diagram o dane, komunikację lub objaśnienia.
Cel i zakres modelowania procesów w BPMN
Cel i zakres modelowania BPMN określają, jakie informacje powinien zawierać diagram oraz jak szczegółowo należy przedstawić proces. Najpierw wyznacza się jego początek i koniec, a następnie dobiera poziom opisu do odbiorców i zamierzonego zastosowania. Model może mieć charakter ogólny, analityczny albo bardziej szczegółowy, gdy ma wspierać przygotowanie rozwiązania do wdrożenia.
Zakres może obejmować zarówno cały proces, jak i wybrany jego fragment, zależnie od pytania, na które model ma odpowiadać. BPMN pozwala opisać stan obecny AS-IS, czyli sposób działania organizacji w danym momencie, albo stan docelowy TO-BE, przedstawiający przebieg planowany po zmianach. Zestawienie obu ujęć ułatwia wskazanie różnic i ocenę kierunku usprawnień, bez mieszania opisu aktualnego procesu z jego projektowaną wersją.
Podstawowe elementy diagramu BPMN
Podstawowe elementy diagramu BPMN tworzą wspólną strukturę do odwzorowania przebiegu procesu: od czynności i zdarzeń po decyzje oraz przepływy informacji. W ujęciu ogólnym model obejmuje sekwencję działań, zdarzeń, decyzji i przepływów, a poszczególne elementy pełnią różne funkcje w tej samej notacji.
Zdarzenia, aktywności i podprocesy
W BPMN zadanie jest atomową aktywnością, natomiast podproces służy do pokazania złożonej pracy jako jednego elementu na diagramie głównym. Jego przebieg można następnie rozwinąć na osobnym, bardziej szczegółowym diagramie. Taki podział pozwala dobrać poziom modelu do analizowanego zakresu, bez mieszania ogólnego przebiegu z detalami wykonania.
Zdarzenia wyznaczają momenty istotne dla przebiegu pracy: początkowe wskazują rozpoczęcie procesu, pośrednie występują w jego trakcie, a końcowe oznaczają zakończenie. Zdarzenie pośrednie może być związane z aktywnością, a zdarzenie graniczne może zmienić lub przerwać realizację zadania albo podprocesu. W zależności od roli zdarzenie przechwytuje określony wyzwalacz lub jest skutkiem wygenerowanym przez proces.
Bramki i przepływy procesu
W BPMN bramki sterują rozdzielaniem i łączeniem ścieżek, natomiast przepływy pokazują, jak elementy procesu są ze sobą powiązane. Przepływ sekwencji określa kolejność wykonywania elementów w obrębie tej samej puli. Inaczej działa przepływ komunikatów: odwzorowuje wymianę informacji między pulami i nie służy do łączenia elementów znajdujących się w jednej puli.
| Element | Zastosowanie |
|---|---|
| Bramka XOR | Wybiera jedną z alternatywnych ścieżek, gdy wzajemnie się wykluczają. |
| Bramka AND | Rozdziela przepływ na wszystkie ścieżki równoległe; może także służyć do ich synchronizacji. |
| Bramka OR | Uruchamia te ścieżki, których warunki są spełnione, więc może wybrać więcej niż jedną. |
Pule, tory i uczestnicy procesu
Pula BPMN reprezentuje głównego uczestnika procesu, na przykład organizację, klienta albo samodzielną osobę. Może pokazywać jego działania wewnętrzne albo pozostać czarną skrzynką, gdy szczegóły przebiegu po stronie tego uczestnika nie są objęte analizą.
Wewnątrz puli można umieścić tory, które porządkują działania według ról, stanowisk, jednostek organizacyjnych lub innych rodzajów odpowiedzialności. Elementy procesu trafiają do toru odpowiadającego podmiotowi wykonującemu daną pracę, dzięki czemu diagram pokazuje nie tylko przebieg, lecz także przypisanie zadań. Pula określa więc granicę uczestnika, a tor odwzorowuje podział odpowiedzialności w jego obrębie.
Dane, komunikaty i artefakty w diagramie BPMN
Elementy te uzupełniają główny przebieg procesu o informacje i kontekst, ale nie zastępują jego logiki. Obiekt danych pokazuje informacje wymagane, zbierane, przechowywane albo wytwarzane podczas realizacji procesu. Nie opisuje jednak wewnętrznej struktury dokumentu ani pełnego przepływu danych.
Komunikaty BPMN służą do przedstawiania wymiany informacji między pulami, natomiast artefakty pomagają objaśniać i porządkować model. Ich zastosowanie można rozróżnić następująco:
- Obiekty danych wskazują dokumenty lub informacje związane z wykonaniem procesu.
- Komunikaty pokazują przekazanie informacji między uczestnikami reprezentowanymi przez pule.
- Adnotacje tekstowe dodają wyjaśnienie, bez zmiany przepływu ani logiki procesu.
- Grupy porządkują elementy według kategorii lub logicznego powiązania, również bez wpływu na przebieg procesu.
Artefakty powinny więc wspierać odczyt diagramu, a nie tworzyć ukryte reguły biznesowe. Obiekt danych przedstawia informację związaną z procesem, podczas gdy miejsce jej zapisu lub dostępu wymaga odrębnego ujęcia jako magazyn danych.
Zasady tworzenia czytelnych diagramów BPMN
Czytelny diagram BPMN powinien mieć jasno określony zakres, początek i koniec procesu. Główny przepływ najlepiej prowadzić poziomo, a powiązania i przepływy danych układać pionowo, dzięki czemu łatwiej odróżnić kolejność działań od informacji towarzyszących. Warto dążyć do przedstawienia modelu na jednej stronie, o ile nie prowadzi to do nadmiernego uproszczenia.
Poziom szczegółowości należy dopasować do odbiorców i celu modelu. Diagram powinien pokazywać logikę potrzebną do zrozumienia procesu, natomiast rozbudowane opisy można przenieść do osobnej dokumentacji. Pomocne są także odrębne wersje modelu dla różnych grup interesariuszy, jeśli różnią się ich potrzeby informacyjne.
- Zakres – wyznacz, jakie działania obejmuje proces.
- Przepływ – rozdziel przepływy sekwencji od przepływów danych.
- Kompozycja – porządkuj elementy tak, aby główny przebieg był łatwy do śledzenia.
- Opis – przenoś szczegółowe wyjaśnienia poza diagram, gdy utrudniają jego odczyt.
- Odbiorcy – dostosuj prezentowany poziom szczegółowości do celu i użytkowników modelu.
Poziom szczegółowości i ograniczenia modeli BPMN
BPMN 2.0 pozwala tworzyć modele o różnym poziomie szczegółowości, dlatego diagram powinien odpowiadać celowi oraz potrzebom odbiorców. Poziom opisowy wystarcza do przedstawienia głównego przebiegu procesu i wspólnego omówienia jego zakresu. Gdy potrzebna jest dokładniejsza analiza lub przygotowanie procesu do wdrożenia, model można rozwinąć o bardziej szczegółowe działania i zależności.
Podprocesy pomagają zachować czytelność głównego diagramu, a jednocześnie udostępnić dokładniejszy opis wybranego fragmentu osobom, które go potrzebują. Nie każdą informację należy jednak umieszczać w BPMN. Notacja nie służy do modelowania struktur organizacyjnych, struktur danych ani diagramów przepływu danych. Informacje dotyczące tych obszarów powinny być przedstawione w odpowiedniej dokumentacji uzupełniającej.